Comment bien realiser votre evenement en ligne ?

Réaliser un événement en ligne ne se limite pas à une simple session en streaming ! Tout comme un événement physique, il se prépare bien en amont, en prenant soin d’être adapté à sa cible et de répondre à des objectifs précis (incentive, team building, inauguration…).

Voici nos golden rules pour bien réaliser votre évènement en ligne.

#1 Fixez vos objectifs

Afin de mettre en place les dispositifs adéquats pour votre événement en ligne, il faut commencer par dessiner les grandes lignes.

- Combien de personnes seront présentes ?
- S’agit-il d’un événement hybride (présentiel + digital) ?
- L’évènement sera-t-il en live ?
- Combien de temps va durer ce live ?
- Sur quelle type de plateforme votre évènement sera-t-il hébergé ?
- L’accès à l’événement sera-t-il public ou privé ?
- Prévoyez-vous une interaction avec le public ?
- Quels dispositifs techniques allez-vous mettre en œuvre ?

En somme, il est essentiel de vous poser les bonnes questions afin de réaliser un évènement qui vous ressemble, tout en répondant aux besoins des participants.

#2 Mettez-les en action

Maintenant que vous avez dessiné les plans de votre événement, il convient de mettre en œuvre vos objectifs.

Adaptez-vous au nombre de participants

Il faut savoir que selon les plateformes que vous choisirez pour diffuser votre événement, vous pourrez héberger un nombre plus ou moins élevé de personnes. Ainsi, il est primordial de sélectionner un outil de streaming vous permettant d’accueillir le nombre adéquat d’internautes ! Un conseil : voyez toujours plus large, car des personnes peuvent tout à fait se greffer à la dernière minute, même si elles indiquent ne pas être disponibles au préalable.

Chez Devotion Events, nous faisons appel à des prestataires de plateformes de streaming adaptés à l’envergure de vos évènements, afin de pouvoir réaliser une prestation sur-mesure, à votre échelle. A noter que ces événements peuvent être publics (n’importe qui disposant du lien peut y accéder) ou privés, si vous souhaitez le limiter à vos collaborateurs uniquement, voire à certaines fonctions de l’entreprise par exemple (managers, DRH, etc.).

Privilégiez l’interaction

Certes, il est capital de choisir des intervenants et des animations de qualité, adaptées au contexte de votre évènement (promotion d’une marque, débat d’idées, formation…), mais il est également judicieux de permettre à votre public de participer, afin qu’il se sente écouté et pleinement investi. Dans ce contexte, nous mettons en place différents types de dispositifs comme la possibilité d’afficher les questions des participants directement sur écran géant (en filtrant au préalable, afin de veiller à ce que les échanges soient bienveillants et ne sortent pas du cadre), l’animation d’un nuage de mots ou bien la prise de parole en fin d’intervention, avec un temps défini pour chaque personne.

Choisissez bien votre plateforme de streaming

ll existe de nombreuses plateformes dédiées aux évènements virtuels, plus ou moins élaborées. Certaines diffusent uniquement une seule vidéo (en live ou en replay), tandis que d’autres permettent à vos participants d’assister à différents temps forts (séminaires, workshops, concerts, conférence, etc.), en cliquant sur le salon de leur choix. Certaines plateformes vont même jusqu’à vous proposer des expériences de réalité virtuelle, en vous permettant de circuler à travers les locaux et de vous installer dans la salle par exemple. Chez Devotion Events, nous réalisons toujours un questionnaire au préalable, afin d’en savoir plus sur vos attentes. Nos équipes s’occupent ensuite de mettre en place les dispositifs techniques, en adéquation avec votre demande.

Privilégiez l’interaction

Certes, il est capital de choisir des intervenants et des animations de qualité, adaptées au contexte de votre évènement (promotion d’une marque, débat d’idées, formation…), mais il est également judicieux de permettre à votre public de participer, afin qu’il se sente écouté et pleinement investi. Dans ce contexte, nous mettons en place différents types de dispositifs comme la possibilité d’afficher les questions des participants directement sur écran géant (en filtrant au préalable, afin de veiller à ce que les échanges soient bienveillants et ne sortent pas du cadre), l’animation d’un nuage de mots ou bien la prise de parole en fin d’intervention, avec un temps défini pour chaque personne.

Maîtrisez la durée de votre événement

Captiver son auditoire c’est une chose, le captiver en ligne ça en est une autre ! Sans interaction physique, le temps de concentration de votre auditoire sera moindre. Avec un évènement online, pas de possibilité de prendre un verre entre collaborateurs pour faire un break entre les interventions ! Un conseil : comptez environ la moitié du temps que prendrait un événement en présentiel (soit environ 45 minutes pour une conférence qui se tiendrait en physique 1h30 par exemple).

#3 Pensez à l’avant et à l’après

Pour réaliser un événement en ligne, il est important de susciter l’intérêt de vos participants. Donnez leur envie d’être présents le jour J, même s’ils sont à distance ! A cet effet, notre agence vous propose de mettre en place quelques éléments de « teasing » tels qu’une bande-annonce vidéo, l’interview de certains intervenants, des vidéos des précédents évènements ou encore la diffusion du calendrier de l’évènement. Nous vous proposons également de communiquer régulièrement sur les réseaux sociaux en amont, afin de communiquer un maximum sur votre événement. Une fois votre évènement passé, pensez à diffuser des vidéos, photos de ce dernier afin de poursuivre l’échange avec votre public et pouvoir donner envie aux prochains participants ! Notre team vous propose par exemple de mettre en place des « photobooth » virtuels durant l’évènement, soit une cabine photo en ligne avec plusieurs effets ludiques, permettant à vos participants de se prendre en photo et de repartir avec un joli souvenir.

Un projet de séminaire, showroom, workshop, gala ou tout autre évènement en ligne ? Nos équipes sont à votre écoute ! br>